定州市胡家佐小学物品采购管理制度
第一章 总则
第一条 为规范学校物品采购行为，加强财务管理，降低采购成本，提高资金使用效益，保障教育教学工作的正常开展，促进廉政建设，特制定本制度。
第二条 本制度适用于学校使用公用经费进行的各类物品采购，包括教学设备、办公用品、清洁劳保用品、水电维修材料等。
第三条 采购工作应遵循“规范、高效、透明、节约”的原则，优先考虑教学急需，并鼓励采购节能环保产品。
第二章 组织机构与职责
第四条 学校成立物品采购工作领导小组（以下简称“采购小组”）。
• 组长： 校长
• 副组长： 分管后勤副校长/总务主任
• 成员： 总务处具体负责人、工会代表、教师代表（至少1名）
• 职责： 审议年度采购预算，审定采购方案，监督采购流程，参与验收工作。
第五条 总务处是学校采购工作的归口管理部门，具体职责包括：
• 收集、汇总各部门的采购申请。
• 根据库存和市场行情，编制月度/学期采购计划。
• 执行采购小组审定的采购任务，负责询价、比价、签订合同、办理报销等具体事宜。
• 建立和管理采购物品台账。
第六条 各教研组、职能部门（申请人）职责：
• 提交详实、准确的采购申请。
• 参与所需物品的规格、型号和技术要求的确定。
• 参与所购物品的验收。
第三章 采购计划与审批
第七条 实行采购计划申报制度。
• 日常低值耗材： 各部门于每月底申报下月需求，由总务处汇总、库存调剂后，编制计划。
• 临时急需物品： 填写《临时采购申请单》，说明事由、数量、预估金额，按权限审批。
第八条 审批权限规定：
所有采购申请均需根据预估金额及事项性质进行分级审批。
1. 小额采购： 由总务主任审核批准后实施。
2. 一般性采购： 由采购小组副组长审核，报组长（校长）批准后实施。
3. 大宗或重要项目采购： 必须由采购小组集体研究决定，形成书面决议。凡属于上级规定政府采购目录内或达到相应金额标准的物品，必须严格按政府采购流程办理。
第四章 采购方式与流程
第九条 根据采购事项的性质和规模，采用以下方式：
1. 询价采购： 适用于常用、规格标准、价格透明的物品。须向多家供应商询价，择优选择。
2. 定点采购： 对长期需用的办公用品等，可确定信誉好、价格公道的商户作为定点供应商。
3. 政府采购： 严格按照上级财政部门的相关规定执行。
第十条 基本流程：
1. 申请： 使用部门填写《定州市胡家佐小学物品采购申请单》。
2. 审批： 按规定的权限报批。
3. 采购： 总务处凭审批后的申请单执行采购。采购时须有两人或两人以上经手。
4. 验收： 物品送达后，由总务处负责人、使用部门代表及仓库管理员共同验收，核对数量、规格、质量，并填写《物品验收单》。不合格物品一律不予接收。
5. 入库： 验收合格后，办理入库手续，仓库管理员登记入账。
6. 报销： 采购人员凭审批完整的申请单、发票、验收单、入库单等凭证，办理报销手续。手续不全，财务不予报销。
第五章 物品入库、领用与保管
第十一条 所有采购回校的物品必须先办理入库手续，建立库存物资明细账，做到账物相符。
第十二条 物品领用实行“按需领用、登记签字”制度。领用人需填写《物品领用单》。
第十三条 加强资产保管，对固定资产要定期盘点，防止流失和损坏。对因个人原因造成的资产损失，需追究赔偿责任。
第六章 纪律与监督
第十四条 采购人员必须坚持原则，廉洁自律，自觉抵制不正之风。
第十五条 采购过程应公开透明，结果（除涉密外）定期在校务公开栏公示，接受全体教职工监督。
第十六条 对违反本制度规定的行为，将追究相关人员责任。
第七章 附则
第十七条 本制度由学校总务处负责解释。
第十八条 本制度经校务会审议通过，自发布之日起施行。